Vitaal Authentiek probeert klachten te voorkomen, mochten er ondanks dat toch klachten ontstaan, dan probeert Vitaal Authentiek deze klachten op te lossen. Elke klacht wordt serieus genomen en onderzocht. Het doel van klachtonderzoek is het herstel van vertrouwen tussen Vitaal Authentiek en haar cliënt(en) en het benoemen van leermomenten voor de organisatie.
Wij streven naar een optimale kwaliteit en professionaliteit, het correct en tijdig afhandelen van eventuele klachten speelt hierin een belangrijke rol.
Indien u klachten heeft, dan horen we dat graag zo spoedig mogelijk. Op deze wijze kunnen we deze ongewenste situatie snel oplossen. Alle klachten behandelen wij op dezelfde manier:
Het indienen van een klacht
- Ingezonden klachten zullen te allen tijde vertrouwelijk worden behandeld.
- In eerste instantie dient u uw klacht mondeling in bij de betreffende therapeut, trainer of opleider.
- Dien je klacht zo spoedig mogelijk per brief of per e-mail in.
- De klacht dient duidelijk omschreven te worden met een heldere onderbouwing van uw standpunt en kan nooit anoniem ingediend worden. Na ontvangst wordt een klachtdossier geformeerd.
- De klacht dient de volgende gegevens te bevatten: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, datum en tijdstip van de gebeurtenis, over wie en/of wat je ontevreden bent en het doel van je klacht.
Brief aan: Vitaal Authentiek Iepehoutstraat 22 5706 XE Helmond
Per e-mail aan: info@vitaal-authentiek.nl
Hoe wordt mijn klacht opgelost?
- De afdeling Support registreert de klacht en zorgt ervoor dat je klacht bij de verantwoordelijke van de betreffende afdeling terecht komt.
- Je ontvangt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging met betrekking tot de klacht.
- In eerste instantie zal getracht worden je klacht door bemiddeling op te lossen.
- Indien de klacht niet door bemiddeling kan worden opgelost dan zal een onderzoek naar de klacht plaatsvinden met gebruikmaking van hoor- en wederhoor. Hierna wordt een beslissing genomen over de klacht.
- Alle klachten handelen wij vervolgens binnen vier weken af. Als er langere tijd nodig is om onderzoek te doen, stellen wij u binnen de eerder aangegeven termijn van vier weken op de hoogte waarbij reden van uitstel wordt toegelicht. Tevens geven wij u dan een indicatie wanneer wij u uitsluitsel geven.
- Alle klachten registreren wij voor minimaal 1 jaar.
- Indien u zich niet kunt vinden in het antwoord of de wijze waarop u behandeld bent dan kunt u contact opnemen met: Klachtencommissie WKKGZ
Niet in behandeling nemen van een klacht
- Vitaal Authentiek hoeft je klacht niet te behandelen als deze gaat over een gebeurtenis die langer dan zes maanden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
- Vitaal Authentiek hoeft je klacht niet in behandeling te nemen als deze handelt over een gebeurtenis die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie is voorgelegd.
- Als je klacht niet in behandeling wordt genomen dan ontvang je hierover uiterlijk binnen vier weken schriftelijk bericht.
Nederlands recht
Het Nederlands recht is op deze regeling van toepassing.
Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2022, alle binnen Vitaal Authentiek geldende regelingen betreffende de behandeling van klachten worden tegelijkertijd ingetrokken.
Helmond, 1 juli 2022
Vitaal Authentiek Mahran van Stiphout